Sabtu, 02 Juni 2012

MANAJEMEN PROYEK


MANAJEMEN OPERASI DAN PRODUKI DALAM PERUSAHAAN AGRIBISNIS

1.    Jelaskan tujuan dari organisasi atau manajemen proyek

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, sehingga dapat saya simpulkan bahwa organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.
Tujuan organisasi merupakan keadaan atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi. Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.

Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
  1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
  2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
  3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
  4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
  5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi

Tipe-Tipe Tujuan
Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu :
1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis
3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi
5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain

Proses Penetapan Tujuan
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :
  1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
  2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
  3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
  4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
  5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
  6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

Bidang-Bidang Tujuan
Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan :
  1. Posisi Pasar
  2. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi
  3. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku
  4. Profitabilitas
  5. Inovasi
  6. Prestasi dan Sikap Karyawan
  7. Prestasi dan Pengembangan Manajer
  8. Tanggung Jawab Sosial dan Publik

Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan
Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.

Perumusan Tujuan
Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.
Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagao berikut :
  1. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan
  2. Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah
  3. Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal
  4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi
  5. Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh pelaksana
  6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
  7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.
Menurut Handoko (1999:98) menyatakan tujuan manajemen proyek adalah  sebagai berikut:
a)    Tepat waktu (on time) yaitu waktu atau jadwal yang merupakan salah satu sasaran utama proyek, keterlambatan akan mengakibatkan kerugian, seperti penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasar.
b)    Tepat anggaran (on budget) yaitu biaya yang harus dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
c)    Tepat spesifikasi (on specification) dimana proyek harus sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.


2.    Jelaskan antara AOA dan AON

·         AOA (Activity On Arrow )
            AOA ( Activity On Arrow ) merupakan pendekatan yang menggunakan anak panah sebagai simbol kegiatan. Pendekatan ini biasanya digunakan pada teknik CPM. CPM adalah singkatan dari Critical Path Method (metode jalur kritis) dimana keduanya merupakan suatu teknik manajemen. Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.
CPM adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian proyek-proyek yang merupakan sistem yang paling banyak digunakan diantara semua sistem yang memakai prinsip pembentukan jaringan. Dengan CPM, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tahap suatu proyek dianggap diketahui dengan pasti, demikian pula hubungan antara sumber yang digunakan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Jadi CPM merupakan analisa jaringan kerja yang berusaha mengoptimalkan biaya total proyek melalui pengurangan waktu penyelesaian total proyek yang bersangkutan.
·         AON (Activity On Node)
AON (Activity On Node ) merupakan pendekatan yang menggunakan lingkaran atau node sebagai simbol kegiatan. pendekatan ini biasanya digunakan pada teknik PERT.
PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik menilai dan meninjau kembali program). Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama yaitu teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat waktu serta tepat biaya.
·         
4.    Mengapa “jalur kritis” dianggap penting. Jelaskan !

Menurut Yamit (2003) jalur kritis adalah jalur yang terdiri dari kegiatan kritis. Jika dilihat dari prosedur menghitung umur proyek, maka total waktu jalur kritis sama dengan umur proyek.
Jalur kritis penting karena kegunaan jalur kritis adalah untuk mengetahui kegiatan yang memiliki kepekaan sangat tinggi atas keterlambatan penyelesaian pekerjaan atau sering disebut sebagai kegiatan kritis. Apabila kegiatan kritis mengalami keterlambatan penyelesaian, maka akan memperlambat penyelesaian proyek secara keseluruhan, meskipun kegiatan lain tidak mengalami keterlambatan. Demikian pula halnya apabila diinginkan percepatan proyek secara keseluruhan, maka percepatlah waktu penyelasaian kegiatan kritis. Oleh karena itu selama jangka waktu penyelesaian proyek, jalur kritis dapat berubah sebagai akibat dari keterlambatan atau percepatan penyelasaian kegiatan.
Jalur kritis dapat diidentifikasi dengan menentukan empat parameter untuk setiap kegiatan:
1)    Waktu mulai paling awal : waktu yang paling awal di mana aktivitas dapat mulai diberikan bahwa kegiatan preseden harus diselesaikan terlebih dahulu
2)    Waktu selesai paling awal, sama dengan waktu mulai paling awal untuk kegiatan ditambah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas
3)    Waktu selesai terbaru: waktu terbaru di mana aktivitas dapat diselesaikan tanpa menunda proyek
4)    LS - terbaru waktu mulai, sama dengan waktu menyelesaikan terbaru dikurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas.

Slack waktu untuk kegiatan adalah waktu antara awal dan terbaru waktu mulai, atau antara awal dan waktu selesai terakhir. Slack adalah jumlah waktu yang suatu kegiatan dapat ditunda masa lalu yang paling awal memulai atau awal selesai tanpa menunda proyek.
Jalur kritis adalah jalur melalui jaringan proyek di mana tidak ada kegiatan yang kendur, yaitu jalan yang LS dan ES = EF = LF atas semua aktivitas di jalan.  Demikian pula, untuk mempercepat proyek perlu untuk mengurangi total waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan di jalur kritis.


5.    Apakah yang dimaksud dengan aktivitas dummy? Dan mengapa kita perlu menggunakannya dalam jaringan proyek AOA

Aktivitas Dummy / Kegiatan Semu, adalah suatu kegiatan yang menyatakan berpindahnya suatu peristiwa ke peristiwa lainnya dengan tidak membutuhkan waktu dan sumber fasilitas lainnya, sehingga  tidak diperhitungkan. Oleh karena itu waktu kegiatan dihitung sama dengan nol. Meskipun tidak diperhitungkan, hubungan dummy harus ada ( bila diperlukan) untuk menyatakan logika ketergantungann kegitan yang patut diperhatikan.
Dalam AOA, anak panah terputus-putus menyatakan kegiatan semu atau dummy activity . Setiap anak panah memiliki peranan ganda dalam mewakili kegiatan dan membantu untuk menunjukkan hubungan utama antara berbagai kegiatan. Dummy di sini berguna untuk membatasi mulainya kegiatan seperti halnya kegiatan biasa, panjang dan kemiringan dummy ini juga tak berarti apa-apa sehingga tidak perlu berskala. Bedanya dengan kegiatan biasa ialah bahwa kegiatan dummy tidak memakan waktu dan sumbar daya, jadi waktu kegiatan dan biaya sama dengan nol. Kegiatan dummy dalam jaringan AOA digunakan utnuk memperjelas hubungan. Kegiatan dummy tidak membutuhkan waktu dan sumber daya, tetapi diperlukan bila sebuah jaringan mempunyai dua kegiatan dengan kejadian mulai dan akhir yang sama, atau bila dua atau lebih mengikuti beberapa, tetapi tidak semua, kegiatan ”pendahulu”. Penggunaan kegiatan dummy juga penting pada saat software komputer diguanakan untuk menentukan waktu penyelesaian proyek dengan waktu penyelesaian nol.


6.    Jelaskan yang dimaksud dengan waktu mulai paling awal (ES), mulai paling lambat (EF), selesai paling lambat (LF) dan selesai paling awal (LS)?

Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas artinya perlu mengidentifikasi waktu mulai dan waktu selesai untuk setiap kegiatan. Kita menggunakan proses two-pass, terdiri atas forward pass dan backward pass untuk menentukan jadwal waktu untuk setiap kegiatan. ES dan EF selama forward pass. LS dan LF ditentukan selama backward pass.
Forward pass merupakan identifikasi waktu-waktu terdahulu. Aturan waktu mulai terdahulu:
1)    Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai
2)    Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah sama dengan EF pendahulunya.
3)    Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah nilai maximum dari semua EF pendahulunya, yaitu ES = max (EF semua pendahulu langsung)
Aturan selesai terdahulu: Waktu selesai terdahulu (EF) dari suatu kejadian adalah jumlah dari waktu mulai terdahulu (ES) dan waktu kegiatannya, EF = ES + waktu kejadian. Forward pass, dimulai dengan kegiatan pertama pada proyek, sedangkan backward pass dimulai dengan kegiatan terakhir dari suatu proyek. Untuk setiap kegiatan kita pertama-tama menentukan nilai EF-nya, diikuti dengan nilai ES nya. Dua aturan berikut digunakan dalam proses ini. Aturan waktu selesai terakhir, aturan ini sekali lagi didasarkan pada kenyataan bahwa sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, seluruh pendahulu langsungnya harus diselesaikan.
1)    Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi hanya satu kegiatan, LF nya sama dengan LS dari kegiatan yang secara langsung mengikutinya.
2)    Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi lebih dari satu kegiatan, maka LF nya dari kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengikutinya yaitu LF = Min (LS dari seluruh kegiatan langsung yang mengikutinya).

Dalam melakukan perhitungan penentuan waktu penyelesaian digunakan beberapa terminologi dasar berikut:
            E (earliest event occurence time )
Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa. waktu paling awal suatu kegiatan yg berasal dari node teserbut dapat dimulai, karena Menurut aturan dasar jaringan kerja, suatu kegiatan baru dapat dimulai bila kegiatan terdahulu telah selesai.
L (Latest event occurence time)
Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi. Waktu Paling lambat yg masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.
ES  (Earliest Start) dari setiap aktivitas adalah waktu paling awal dari suatu kegiatan yang paling awal dari suatu kegiatan yang berasal dari node tersebut dimulai, karena menurut aturan CPM suatu kegiatan dapat dimulai apabila kegiatan terdahulunya telah selesai
LF (Latest Finish) dari setiap aktivitas adalah waktu paling lambat yang diperbolehkan bagi suatu peristiwa yang terjadi tanpa memperlambat penyelesaian proyek
LS (latest  activity start time)
Waktu paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan. Adalah waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan.
LF (latest activity finish time)
Waktu paling lambat kegiatan diselesaikan tanpa memperlambat penyelesaian proyek.
t (activity duration time)
            Kurun waktu yang diperlukan untuk suatu kegiatan (hari, minggu, bulan).


7.    Lakukan tahapan manajemen proyek (perencanaan, penjadwalan dan pengawasan) pada UKM acuan kelompok anda. Paparkan dengan rinci!

1)    Perencanaan
Pada perusahaan UD. NUSANTARA perencanaan yang dilakukan pertama kali adalah:
ü  Bagaimana cara menciptakan produk emping yang beda dengan emping yang lain
ü  Bagaimana urutan proses produksinya agar mendapatkan emping yang kualitasnya bagus
ü  Merencanakan peralatan yang akan digunakan
ü  Merencanakan bahan baku apa saja yang digunakan untuk menunjang kualitas produk
ü  Berapa kuantitas yang akan dihasilkan dengan melihat input yang dimiliki dan permintaan pasar.
ü  Desain produk yang akan di gunakan, kemasan dan ukuran.
ü  Melakukan manajemen persediaan pada bahan baku (input) jagung, peralatan dan produk emping jagung, hal  ini dilakukan untuk mengatasi adanya permintaan yang tidak terduga.
ü  Kemana saja produk emping tersebut akan di distribusikan dan bagaimana system produksinya.
2)    Penjadwalan
ü  Melakukan penjadwalan saat pengiriman baik input maupun output
ü  Penjadwalan jam kerja pada karyawan
ü  Untuk proses produksi tidak ada penjadwalan, maksudnya kapan melakukan produksi tidak menetap, tergantung pada permintaan konsumen atau pelanggan. Dalam 1 bulan atau 1 minggu berapa sekali melaukan produksi tidak tentu. Jika persediaan produk habis, maka perusahaan melaukan proses produksi.
3)    Pengendalian
ü  Melakukan pengendalian terhadap anggaran atau pengeluaran uang. Jadi perusahaan dalam melaukan proses produksi, melihat kondisi keuangan atau khas yang tersedia
ü  Merubah perencanaan baru jika perencanaan awal tidak sesuai dengan kondisi
ü  Pengendalian terhadap kuantitas produk. Maksudnya, jika terdapat produk yang lebih maka produk tersebut digunakan sebagai cemilan suguhan di rumah atau di kasihkan pada teman yang lagi bersilaturrahmi ke rumah Pak Edi selaku pemilik UD. NUSANTARA.
ü  Pengendalian terhadap peralatan. Jika terdapat peralatan yang rusak, maka perusahaan sudah menyiapkan persediaan peralatan.


DAFTAR PUSTAKA


Anonymous.2011.http://fajarbax89.blogspot.com/2009/12/pengertian-cpm-dan-pert.html
               Diunduh tanggal 14 juni

Anonymous.2011.http://eprints.undip.ac.id/26423/1/OPTIMALISASI_PELAKSANAAN_PROYEK_DENGAN_METODE_PERT-CPM.pdf
               Diunduh tanggal 14 juni

Anonymous.2011.http://luffybersahabat.blog.com/2011/01/19/tujuan-organisasi/
Diunduh tanggal 14 juni

Husen,Abrar.2010. Manajemen Proyek : Perencanaan, Penjadwalan dan pengendalian Proyek. Jakarta

Kusuma,Hendra. 2002. Manajemen Produksi Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Penerbit Andi. Yogyakarta.

Zulian Yamit.2003.Manajemen Produksi dan Operasi.Ekonisia.Fakultas Ekonomi UII.Yogyakarta




2 komentar:

  1. blognya berguna skali gan, teruskan.. (y)

    BalasHapus
  2. Ilmu Pengetahuan: Manajemen Proyek >>>>> Download Now

    >>>>> Download Full

    Ilmu Pengetahuan: Manajemen Proyek >>>>> Download LINK

    >>>>> Download Now

    Ilmu Pengetahuan: Manajemen Proyek >>>>> Download Full

    >>>>> Download LINK

    BalasHapus